Drug Master File (DMF) facilita o processo de exportação de medicamentos

No setor farmacêutico, a exportação de medicamentos é um processo altamente regulamentado e complexo. O Drug Master File (DMF) é uma ferramenta crucial nesse contexto, sendo um documento confidencial que contém informações detalhadas sobre as instalações, processos e materiais usados na fabricação, processamento, embalagem e armazenamento de produtos biológicos, medicamentos e dispositivos médicos. 

Apesar de sua importância, muitos exportadores enfrentam dificuldades para compreender e utilizar as DMFs de modo eficaz. A complexidade dos requisitos regulatórios e a atenção aos detalhes técnicos tornam a gestão dos DMFs um desafio crucial para a garantia do sucesso na exportação.

A seguir, você irá entender a importância dos Drug Master Files e obterá orientações práticas para otimizar seus processos de exportação, garantindo conformidade regulatória e segurança.

Conheça os tipos de Drug Master Files

Existem quatro tipos de Drug Master Files, cada um abordando diferentes aspectos da fabricação e dos materiais envolvidos.

Veja os principais tipos abaixo e consulte o tópico “Estrutura e Requisitos para o Envio de DMFs: Módulo 3” neste blogpost para mais detalhes. 

• Tipo II –  Abrange substâncias medicinais, intermediários de substância medicinais e materiais usados ​​na preparação ou produto medicamentoso
• Tipo III – Relacionado ao material de embalagem
• Tipo IV – Inclui excipientes, corantes, sabores, essências ou materiais utilizados em sua preparação
• Tipo V – Contém informações de referência aceitas pela FDA, que podem incluir outros detalhes relevantes para a conformidade

Para uma visão completa sobre cada tipo e suas especificidades, continue a leitura.

Estrutura e requisitos para o envio de Drug Master Files

Os envios de Drug Master Files devem incluir o formulário 3938 da FDA, bem como uma carta de apresentação e informações administrativas e técnicas.

Um documento de DMF é construído através de módulos, cada um com um objetivo específico no processo de submissão, que serão discutidos a seguir. 

Módulo 1

Este módulo cobre os aspectos essenciais de um Drug Master File (DMF), abordando tópicos fundamentais para garantir a conformidade com a FDA.

• Carta de apresentação: essa carta deve conter o tipo de envio e a declaração de compromisso do titular do DMF, especificando que o DMF está atualizado e que o titular se compromete em cumprir as declarações feitas no DMF.
• Informações administrativas: neste tópico deve-se incluir informações sobre o titular do Drug Master Files, nome e endereço, contato ou agente (caso seja aplicável), o fabricante – nome, endereço do local, nome do contato, número de telefone/fax e endereço de e-mail – e a certificação de impedimento. 
• Referências: O detentor do DMF deve enviar uma Carta de Autorização (LOA) para permitir que um requerente ou patrocinador (a “parte autorizada”) utilize o DMF em uma solicitação ao FDA. O FDA só analisará o DMF se a cópia da LOA for incluída na solicitação. Caso a autorização precise ser retirada, uma carta de “Retirada de Autorização” deve ser enviada ao DMF, com cópias para a parte autorizada. Além disso, o FDA e a parte autorizada devem ser informados sobre qualquer mudança, adição ou exclusão no DMF.
• Status da aplicação: Veja a seção “Encerramento de DMF” para procedimentos de encerramento do DMF.
• Reuniões: Uma teleconferência pode ser solicitada apenas por detentores do Drug Master Files, de substância medicamentosa do Tipo II referenciados em um ANDA em resposta a cartas de deficiência de DMF do primeiro ciclo.
• Alterações de informações: Resumo de informações das alterações nos módulos 2 a 5 ou outras informações que não serão abrangidas por esses módulos. 
• Outra correspondência: Compromisso de operar de acordo com as regulamentações ambientais é necessário, porém, avaliações ambientais não são exigidas para a aprovação do DMF. 
• Rotulagem: Rótulos de remessa devem ser fornecidos para as DMFs Tipo II e IV.
• REMS: Os documentos REMS devem ser fornecidos, caso seja aplicável. 

Módulo 2

O módulo 2 resume as seções relevantes do módulo 3, além dos módulos 4 e 5, quando aplicável.

Módulo 3

As informações a serem incluídas neste módulo, estão relacionadas ao tipo de Drug Master Files, que será submetido ao FDA.

• Tipo II – Substância medicamentosa, intermediário de substância medicamentosa e materiais usados ​​em sua preparação ou produto medicamentoso

Cada DMF do Tipo II deve abordar uma única substância ou material. DMFs separados são exigidos para diferentes processos de fabricação. É necessário enviar, regularmente, dados de estabilidade e garantir estabilidade para produtos estéreis.

• Tipo III – Material de embalagem

DMFs do Tipo III devem identificar o tipo de material de construção da embalagem. Incluindo dados de segurança e qualidade, especialmente para produtos estéreis.

• Tipo IV – Excipientes, Corante, Sabor, Essência ou material utilizado na sua preparação:

Os DMFs Tipo IV são necessários para novos excipientes ou materiais que não possuam informações de segurança disponíveis. Deve-se incluir dados de segurança, especialmente para derivados de animais.

• Tipo V – Informações de referência aceitas pela FDA: 

Os Drug Master Files de Tipo V cobrem informações não abordadas pelos outros tipos, como estudos clínicos e processos de esterilização. Para submissões mais complexas é necessário o envio de uma carta de intenções ao FDA, para iniciar o processo de submissão e revisão.

Módulo 4

Este módulo é opcional para o envio do Drug Master Files, exceto quando avaliações não clínicas são realizadas como suporte para a avaliação de segurança de um excipiente (DMF Tipo III) ou de uma impureza (DMF Tipo II) descrita no módulo 3. Além disso, qualquer avaliação não clínica enviada em suporte a um DMF Tipo V deve ser incluída no módulo 4. 

Entendendo o processamento e revisão de Drug Master Files pela FDA

Após a submissão, o documento de Drug Master Files passa por um rigoroso processo de revisão pela FDA, que é dividido em duas principais etapas, a revisão administrativa e a revisão técnica.

Revisão Administrativa

Após a revisão e aceitação das informações administrativas, o FDA envia ao detentor do DMF uma carta de reconhecimento, que inclui: o número do DMF, o título, o tipo e o nome do detentor. 

Caso haja informações faltantes, o FDA notificará o detentor, e a revisão técnica só começará após a resolução desses problemas e o DMF será referenciado em uma solicitação ou outro DMF. 

Submissões subsequentes, como emendas ou LOAs, são avaliadas para garantir consistência com o Drug Master Files arquivado, mas não geram uma nova carta de reconhecimento.

Revisão Técnica

O FDA não revisa ou aprova um DMF de forma independente; a revisão ocorre somente quando o DMF é referenciado em uma solicitação de um requerente ou patrocinador. 

Assim que uma parte autorizada realiza o  envio de uma cópia da LOA do detentor do DMF, o FDA inicia a revisão das informações técnicas do DMF. 

Se informações adicionais forem necessárias, o FDA notificará o detentor do DMF e poderá enviar uma carta de Solicitação de Aconselhamento/Informação para obter mais detalhes. 

A alocação do DMF ao centro do FDA é feita caso a caso, com base no conteúdo do Drug Master Files e nas submissões regulatórias que fazem referência a ele.

Relatórios anuais: requisitos e recomendações para envio

O relatório anual deve ser enviado na data de aniversário do envio original do DMF. Este relatório deve incluir: 

• Formulário 3938, 
• Carta de apresentação, 
• Declaração de compromisso assinada pelo titular do DMF
• Informações administrativas
• Resumo das mudanças administrativas e técnicas, com números e datas das emendas
• Lista de partes autorizadas e retiradas, com datas

A declaração de compromisso deve confirmar que o Drug Master Files está atualizado, bem como que o titular cumprirá  com o conteúdo do DMF.

Note que o relatório anual não deve ser usado para reportar mudanças; para isso, é necessário enviar uma emenda separada.

Como e quando um  Drug Master Files pode ser encerrado

O FDA pode encerrar um DMF caso o detentor não atualize o DMF com relatórios anuais em dia ou caso não garantir que as informações estejam atualizadas. O encerramento também pode ocorrer a pedido do detentor do DMF. 

Para fechar um Drug Master Files, o detentor deve enviar uma emenda administrativa e notificar todas as partes autorizadas. Caso o detentor deseje restabelecer o DMF, pode enviar um novo DMF para substituir o encerrado.

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